개인사업자 직원 채용하면 꼭 작성해야 할 근로계약서, 작성 시기와 필수 항목 정리

처음 직원 채용하는 사장님들을 위한 근로계약서 길잡이

가게를 운영하거나 사업을 확장하면서 직원을 처음 뽑게 되는 순간은 정말 가슴 뛰고 설레는 일입니다. 내 손발이 되어줄 든든한 동반자를 얻는다는 기쁨도 잠시, 막상 실무에 부딪히면 머리가 복잡해지기 시작합니다. 특히 세무, 노무 관련 서류는 사장님들을 가장 긴장시키는 부분 중 하나입니다. 그중에서도 가장 기본이자 핵심인 근로계약서는 작성을 미루거나 대충 넘어가기 쉽지만, 사실은 사업을 지키는 가장 강력한 방패입니다.

많은 사장님들이 아는 사람이나 지인의 추천으로 직원을 채용하거나, 규모가 작은 가게라는 이유로 구두로 약속을 대신하곤 합니다. 하지만 이는 나중에 큰 분쟁으로 이어지는 지름길입니다. 근로계약의 주요 조건을 서면으로 명시하고 교부하는 의무는 사업장 규모와 관계없이 적용됩니다. 다만 연차휴가 등 일부 제도는 상시근로자 수에 따라 적용 여부가 달라집니다. 이번 글에서는 처음 직원을 채용하는 개인사업자 분들이 반드시 알아야 할 근로계약서의 모든 것을 알기 쉽게 정리해 드리겠습니다.

근로계약서 작성이 왜 절대적으로 중요한가

근로계약서는 단순히 일하는 사람과 사장님이 지킬 약속을 적어두는 종이 이상의 의미를 가집니다. 법적으로 사장님과 직원 사이의 권리와 의무를 명확히 하는 공적인 문서이며, 노동부 점검이나 예기치 못한 분쟁에서 사업주를 보호해 주는 유일한 증거가 되기도 합니다.

법적으로 대한민국에서는 단 하루를 일하더라도 근로계약을 서면으로 체결해야 합니다. 이를 지키지 않을 경우 500만 원 이하의 벌금이나 과태료가 부과될 수 있습니다. 이는 아르바이트생을 잠시 쓸 때나 주말에만 나오는 단기직원을 쓸 때도 예외가 아닙니다. 비용을 아끼거나 귀찮다는 이유로 이 과정을 건너뛰었다가 나중에 임금체불이나 부당해고 진정이 들어가면 사장님은 법적으로 매우 불리한 입장에 처하게 됩니다.

반대로 근로계약서를 꼼꼼하게 잘 작성해 두면 직원과의 오해를 사전에 방지할 수 있습니다. 출퇴근 시간, 휴게 시간, 업무 범위, 급여 계산 방식 등이 문서로 명확히 합의되어 있기 때문에 일하면서 생길 수 있는 불필요한 마찰을 줄이고 서로 신뢰를 쌓는 바탕이 됩니다.

근로계약서는 언제까지 작성하고 교부해야 하는가

근로계약서 작성 시기에 대해 많은 분들이 출근 첫날까지 쓰면 된다고 생각하지만, 정확한 법적 기준은 출근하기 전, 즉 근로가 시작되기 전에 작성하고 서명하는 것이 원칙입니다. 실무적으로는 직원이 첫 출근하여 업무를 시작하기 전에 작성하여 상호 교부하는 것이 가장 안전합니다.

계약서를 작성하는 것만큼 중요한 것이 바로 교부입니다. 작성한 계약서는 반드시 사장님 한 부, 직원 한 부씩 나누어 가져야 합니다. 계약서를 쓰고 사장님만 보관하고 있거나 사진만 찍어두고 원본을 주지 않는 경우에도 법 위반으로 처벌을 받을 수 있습니다. 직원이 서명한 원본을 직접 손에 쥐여주거나, 최근에는 모바일이나 이메일 등으로 교부하여 직원이 언제든 열람할 수 있도록 조치해야 합니다.

반드시 들어가야 하는 필수 기재 항목

근로계약서에 어떤 내용을 담아야 할지 막막할 수 있습니다. 고용노동부가 배포하는 표준근로계약서 양식을 활용하면 누락 없이 작성할 수 있는데, 그중에서도 법적으로 반드시 들어가야 하는 핵심 항목들이 있습니다. 이 항목들이 빠지면 과태료 대상이 되므로 더욱 주의해야 합니다.

• 임금의 구성 항목, 계산 방법 및 지급 방법

• 소정근로시간
• 휴일과 휴가에 관한 사항
• 취업 장소와 해야 할 업무의 내용
• 그 외의 근로조건에 관한 사항

임금의 경우 단순 총액만 적어서는 안 됩니다. 기본급이 얼마인지, 식대나 교통비 같은 수당은 포함되어 있는지, 연장근로수당은 어떻게 계산되는지 세부적으로 적어야 합니다. 소정근로시간 역시 하루에 몇 시부터 몇 시까지 일하고, 휴게 시간은 몇 시간인지 분 단위까지 명확하게 기재해야 나중에 최급여 계산 시 문제가 생기지 않습니다.

근로 형태별로 꼭 챙겨야 할 맞춤형 계약서 종류

모든 직원에게 똑같은 양식의 계약서를 쓸 수는 없습니다. 고용 형태에 따라 특성이 다르기 때문에 상황에 맞는 올바른 양식을 선택해야 합니다.

정규직 및 상용직 근로계약서

가장 일반적인 형태의 고용으로 기간의 정함이 없는 근로계약입니다. 정년까지 다닌다는 전제하에 작성하며, 수습 기간을 두는 경우 수습 기간의 임금(계약기간이 1년 이상이고 단순노무업무가 아닌 경우, 수습 시작일부터 3개월 이내에 한해 최저임금의 90% 지급 가능)에 대한 조항을 반드시 포함해야 합니다.

단시간 및 아르바이트 근로계약서

주 40시간 미만으로 일하는 파트타임 직원이나 아르바이트생을 위한 계약서입니다. 요일별로 일하는 시간이 다를 수 있으므로 근무일과 요일별 근로시간을 표 형태로 아주 상세히 적어야 합니다. 주휴수당 지급 조건이 충족되는지 여부도 이 계약서를 통해 명확히 해야 합니다.

기간제 및 계약직 근로계약서

6개월이나 1년 등 일할 기간을 미리 정해두고 채용하는 경우입니다. 계약 종료 시점이 명확히 기재되어야 하며, 계약갱신에 대한 내용도 사전에 조율하여 기재하는 것이 좋습니다. 기간제법에 따라 2년을 초과하여 근무할 경우 무기계약직으로 전환될 수 있음을 염두에 두어야 합니다.

사장님들이 자주 하는 대표적인 오해와 진실

현장에서 사업을 하다 보면 근로기준법에 대해 잘못 알려진 소문이나 오해를 접하는 경우가 많습니다. 몇 가지 대표적인 사례를 통해 올바른 사실을 짚어보겠습니다.

가족이나 지인이라도 근로계약서를 써야 하는가

정답은 그렇다입니다. 함께 일하는 사람이 가족이거나 아주 친한 친구라 하더라도 임금을 받고 일하는 관계라면 근로기준법상 근로자에 해당합니다. 나중에 관계가 틀어지거나 세무상 인건비 처리를 할 때 증빙 자료로 근로계약서가 필수이므로 반드시 작성해야 합니다.

수습 기간에는 근로계약서를 안 써도 되는가

절대 아닙니다. 수습 기간 역시 근로 기간의 일부이므로 입사 첫날부터 작성해야 합니다. 특히 수습 기간 동안 급여를 깎아서 지급하려면 반드시 근로계약서에 수습 기간 적용과 감액 비율이 서면으로 명시되어 있어야만 효력을 가집니다. 계약서에 적지 않고 임의로 깎았다가는 임금체불이 됩니다.

5인 미만 사업장은 근로계약서를 안 써도 되는가

근로계약서 서면 작성 및 교부 의무는 사업장의 규모와 무관하게 1인 이상 모든 사업장에 적용됩니다. 다만 연차유급휴가와 연장·야간·휴일근로 가산수당 등은 5인 미만 사업장에 적용되지 않습니다. 해고예고 의무는 5인 미만에도 적용되며 법정 예외가 있을 수 있습니다. 따라서 계약서 작성 자체는 규모와 상관없이 무조건 해야 합니다.

똑똑하게 계약서 작성하고 리스크 줄이는 실전 팁

근로계약서를 작성하고 관리할 때 사장님들이 기억해 두면 유용한 몇 가지 실용적인 조언을 드립니다.

• 고용노동부 홈페이지에서 제공하는 최신 표준근로계약서 양식을 다운로드하여 사용하세요. 임의로 만들면 법적 필수 항목이 빠질 위험이 큽니다.
• 근로계약서 외에도 급여 명세서 교부가 법적으로 의무화되어 있습니다. 계약서 작성과 더불어 매달 급여를 지급할 때 급여 명세서도 반드시 함께 챙겨주어야 합니다.
• 시급제인지 월급제인지에 따라 주휴수당 포함 여부를 명확히 하세요. 최저임금법 위반 소지가 없도록 주휴수당이 기본급에 포함되어 있는지, 별도로 지급되는지 계산기를 두드려보며 꼼꼼히 확인해야 합니다.
• 작성한 계약서는 종이 문서뿐만 아니라 디지털 파일 형태로도 스캔하여 안전한 곳에 최소 3년간 보관해야 합니다. 법정 보관 의무 기간은 퇴직일로부터 3년입니다.
• 직원의 업무 내용이 변경되거나 급여가 인상되는 등 근로조건에 중요한 변경이 생길 때는 구두로 끝내지 말고 변경된 내용으로 새로운 근로계약서나 부속 합의서를 작성하는 것이 안전합니다.

근로계약서 관련 자주 묻는 질문

근로계약서에 포괄임금제를 적용해도 되나요

포괄임금제는 야근이나 주말 근무가 잦고 시간 계산이 엄격히 어려운 업종에서 주로 쓰입니다. 하지만 최근 판례와 노동부 지침은 포괄임금제를 매우 엄격하게 해석하고 있으며, 실제 근로시간에 비해 턱없이 부족하게 책정되거나 불리한 경우 무효가 될 수 있습니다. 가급적 기본 시간에 따른 수당을 분리하여 기재하는 것이 분쟁을 예방하는 지름길입니다.

직원이 근로계약서 서명을 거부하면 어떻게 해야 하나요

간혹 사장님의 요구에 왜 계약서까지 쓰냐며 서명을 거부하거나 미루는 직원이 있을 수 있습니다. 이럴 때는 사장님이 계약서 작성을 요구했다는 사실을 입증할 수 있도록 문자 메시지, 카카오톡 대화 내용, 사내 메일 등을 기록으로 남겨두어야 합니다. 또한 직원이 계속 거부할 경우 채용 자체를 재고하는 것이 사업 리스크를 줄이는 방법입니다.

아르바이트생도 연차휴가를 줘야 하나요

상시근로자 5인 이상 사업장에서 주 15시간 이상 일하는 아르바이트생은 출근율 등 요건을 충족하면 연차 유급휴가가 발생합니다. 5인 미만 사업장에는 근로기준법상 연차유급휴가 의무가 적용되지 않습니다. 단시간 근로자의 경우 통상 근로자의 근로시간에 비례하여 시간 단위로 연차가 계산되므로, 단시간 근로자용 표준근로계약서를 활용하여 휴가 관련 조항을 미리 명시해 두는 것이 좋습니다.